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Avant-propos
Introduction De l’archivistique à la gestion intégrée des documents (GID) Des documents en format papier aux documents technologiques
Première partie L’environnement d’un système de GID
Module 1 Les organisations et leurs caractéristiques
Des entités juridiques Les organismes publics au Québec Le Lieutenant-gouverneur, l’Assemblée nationale et les organismes en relevant Les ministères et les organismes du gouvernement (MO) Les tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs Les organismes des réseaux publics Les organismes municipaux Les organismes de santé et de services sociaux Les organismes d’éducation Les organismes privés assimilés à des organismes publics Les organismes de santé et de services sociaux Les organismes d’éducation Les ordres professionnels Les organisations du secteur privé québécois Les entreprises à but lucratif Les organismes à but non lucratif (OBNL) Les autres organisations La mission et les valeurs Les produits, les services et les clients Les domaines, les fonctions et les activités Les domaines d’affaires Le domaine de la gestion interne Les activités Les politiques, les normes, les directives, les procédures et les processus d’affaires La structure administrative L’environnement technologique La gestion d’une organisation
Module 2 Les ressources à gérer
Les documents et les dossiers Les documents L’information Les supports et leurs formats Le papier Les supports technologiques Les microformes Les supports informatiques Les supports électromagnétiques Les supports magnétiques Les supports optiques Les supports électroniques Les supports logiques Les caractéristiques spécifiques des documents technologiques Les fichiers informatiques Les courriels Internet : sites Web, intranets et extranets Le transfert de support La valeur des documents Leur authenticité Leur fiabilité Leur intégrité Leur exploitabilité La création des documents Les documents structurés Les formulaires Les méthodes pour la création des documents Typologie des documents Les dossiers Les dossiers en format papier Les dossiers technologiques Les dossiers hybrides Typologie des dossiers Les catégories de documents et de dossiers Les documents et les dossiers organisationnels Les documents et les dossiers administratifs Les documents et les dossiers actifs Les documents et les dossiers semi-actifs Les documents et les dossiers inactifs Les documents et les dossiers à protéger Les documents et les dossiers essentiels Les documents et les dossiers confidentiels Les documents et les dossiers d’archives La documentation de référence Les contenants Les contenants pour le papier Les contenants pour les microformes Les contenants pour les supports informatiques La hiérarchie des contenants Le papier électronique
Module 3 Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques
Les normes et les bonnes pratiques internationales La normalisation ISO Les normes ISO pour la gestion des documents administratifs Les principales normes ISO Les normes générales Les normes sur les métadonnées Les normes sur la micrographie Les normes sur la numérisation Les normes sur les supports technologiques La norme ISO 15489 – Records Management La norme ISO 19005 – PDF/A-1 La norme ISO 15836 – Dublin Core Les normes ISO pour la gestion des documents d’archives Les principales normes ISO Les normes générales Les normes sur l’archivage des documents en format papier Les normes sur l’archivage des films photographiques Les normes sur l’archivage des supports technologiques La norme ISO 14721 – Système ouvert d’archivage d’information (OAIS) Les normes ISO pour la gestion de la documentation de référence Les principales normes ISO Les normes sur l’indexation Les normes sur les thésaurus Les normes sur les références bibliographiques Les normes sur les numéros normalisés Les normes sur les microformes Les principaux systèmes normalisés de classification La classification décimale Dewey (CDD) La classification décimale universelle (CDU) La normalisation AFNOR Les normes du Conseil international des archives (CIA) La norme ISAD(G) – Description archivistique Les normes complémentaires à ISAD(G) La norme ICA-ISDF – Description des fonctions La norme ICA-ISDIAH – Description des institutions d’archives La norme ISAAR(CPF) – Notices d’autorité relatives aux noms de producteurs d’archives Quelques autres normes américaines Les normes de l’Association for Records Managers and Administrators (ARMA) Les normes de l’Association for Information and Image Management (AIIM) Les normes de la Society of American Archivists (SAA) Les normes de la National Information Standards Organization (NISO) L’Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard Le projet InterPARES MoReq2 – Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique Le Référentiel général d’interopérabilité (RGI) – France Les Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails – Belgique La conservation à long terme des documents numérisés – France Les politiques, les directives et les bonnes pratiques au Québec Les documents communs La gestion des documents administratifs Les organismes publics Les documents communs La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations Les ministères et les organismes du gouvernement du Québec Les orientations gouvernementales en matière d’administration électronique La politique administrative de gestion des documents actifs La politique administrative de gestion des documents semi-actifs La directive sur la sécurité de l'information gouvernementale Le Cadre de référence gouvernemental pour la gestion intégrée des documents (CRGGID) Les outils documentaires Les profils de métadonnées gouvernementaux Le calendrier de conservation Le Thésaurus de l’activité gouvernementale (TAG) Les schèmes de classification Les orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec Les organismes des réseaux publics Les organismes municipaux Les organismes de santé et de services sociaux Les organismes d’éducation Les organisations du secteur privé La gestion des documents d’archives Les organismes publics La politique de gestion des documents inactifs des organismes publics Les ministères et les organismes du gouvernement du Québec Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) Les organisations du secteur privé La politique de soutien aux archives privées La gestion de la documentation de référence Le Cadre de classement des publications gouvernementales du Québec (CCPGQ) Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques au Canada Les documents communs Les normes de l’Office des normes générales du Canada (ONGC) Les normes sur les microformes et les documents technologiques La norme CAN/CGSB-72.11 – Microfilms et images électroniques – Preuve documentaire La norme CAN/CGSB-72.34 – Enregistrements électroniques – Preuve documentaire Les principes de Sedona Canada : l’administration de la preuve électronique La gestion des documents administratifs Les ministères et les organismes du gouvernement du Canada La Direction du dirigeant principal de l’information (DDPI) Les politiques et les directives de la DDPI Le cadre de la gestion de l’information (CGI) Le portail de la gestion de l’information (GI) Les normes de gestion de l’information Les politiques et les directives de gestion de l’information Les outils, les guides et les pratiques de gestion de l’information Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Les provinces et les territoires du Canada La gestion des documents d’archives 3.106 Le Conseil canadien des archives (CCA) Les Règles de description des documents d’archives (RDDA) Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Les provinces et les territoires du Canada La gestion de la documentation de référence Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA2) Les normes MARC21 Des méthodologies propriétaires La méthodologie DocumentFaire™ La méthodologie DFA/ALO™
Module 4
Les lois et les règlements du gouvernement du Québec Les lois et les règlements visant les organismes publics La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels La Loi sur les biens culturels Les lois visant des ministères et des organismes du gouvernement du Québec La Loi sur l’administration publique La Loi sur le ministère des Services gouvernementaux La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé Les lois et les règlements visant à la fois les organismes publics et les organisations du secteur privé Le Code civil du Québec La Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec La Loi sur les archives Le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques Le Règlement sur l’agrément d’un service d’archives privées La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information D’autres lois pouvant viser des organismes publics ou des organisations du secteur privé Les lois et les règlements du Canada Les lois visant les ministères et les organismes du gouvernement du Canada La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada Le Règlement sur le dépôt légal de publications La loi et le règlement sur l’accès à l’information La loi et le règlement sur la protection des renseignements personnels La Loi sur la protection de l’information Les lois et les règlements visant à la fois les organismes publics et les organisations du secteur privé La loi et le règlement sur le droit d’auteur La Loi sur la preuve au Canada Le Règlement sur les signatures électroniques sécurisées La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques Les lois des provinces et des territoires canadiens La règlementation de la gouvernance des entreprises publiques : l’exemple de la Loi Sarbanes-Oxley
Module 5 Les métiers de la gestion intégrée des documents (GID)
Les types d’intervenants en GID Les professionnels de la GID Les professionnels en gestion des documents administratifs Les intervenants en conception de systèmes de GID : les analystes en processus d’affaires Les intervenants en développement de systèmes de GID : les architectes documentaires Les intervenants en déploiement de systèmes de GID Les agents de changement Les documestres Les intervenants en évaluation et en maintenance de systèmes de GID : les analystes auditeurs Les archivistes Les bibliothécaires Les techniciens en GID Les techniciens en gestion des documents administratifs Les techniciens en gestion des documents d’archives de conservation permanente Les techniciens en gestion de la documentation de référence Les archivistes médicales Les webmestres et les édimestres Les gestionnaires des documents : l’ensemble du personnel de l’organisation La formation institutionnelle en GID La formation au Québec La formation professionnelle La formation universitaire de premier cycle La formation universitaire de deuxième cycle La formation universitaire de troisième cycle La formation technique La formation en techniques de la documentation La formation en gestion des archives médicales La formation au Canada La formation ailleurs dans la Francophonie Les principales associations professionnelles en GID Les associations au Québec Les associations au Canada Les associations aux États-Unis Les associations internationales D’autres associations ailleurs dans la Francophonie
Deuxième partie Le concept de GID
Module 6 La GID et sa place dans une organisation
La définition de la GID Le système de GID et les processus d’affaires Le système de GID et les autres systèmes de l’organisation
Module 7 Les composantes d’un système de GID
Les documents normatifs Les politiques administratives La politique organisationnelle de GID Les politiques complémentaires Les normes, les directives et les procédures Les formulaires Les schémas de classification Le schéma de classification pour les documents administratifs Les qualités d’un schéma de classification des documents administratifs Les rubriques d’un schéma de classification des documents administratifs Les types de codes de classification Les subdivisions complémentaires La construction d’un schéma de classification des documents administratifs La maintenance d’un schéma de classification des documents administratifs Le ou les schémas de classification pour la documentation de référence Les autres schémas de classification Le calendrier de conservation des documents administratifs L’établissement des règles de conservation Le contenu du calendrier de conservation L’identification des documents et des dossiers à protéger La maintenance d’un calendrier de conservation Le thésaurus, la liste des mots clés et des noms normalisés Le thésaurus La construction d’un thésaurus La maintenance d’un thésaurus La liste des mots clés La liste des noms normalisés Le logiciel de GID L’environnement technologique Les fonctions L’administration de la base de données L’enregistrement et la gestion des unités documentaires La recherche La production de rapports et d’étiquettes L’application du calendrier de conservation La gestion des flux de travaux spécifiques Les fonctionnalités complémentaires Les métadonnées Le Manuel de GID
Module 8 Les fonctions d’un système de GID
Les fonctions en amont et en périphérie du système de GID Les fonctions en amont du système de GID La création des documents La création quotidienne des documents administratifs La création des formulaires La publication de documents édités La réception et l’expédition quotidienne des documents La réception et l’expédition des documents administratifs La réception de la documentation de référence Le transfert de support des documents reçus L’authentification des documents produits ou expédiés La reproduction des documents Les fonctions en périphérie du système de GID La mise à jour de certains documents administratifs La création et la mise à jour du site Web, de l’intranet et de l’extranet Les autres systèmes informatiques et bases de données La gestion des documents et des dossiers administratifs La gestion des documents et des dossiers actifs La création, l’identification, l’enregistrement, la description et le classement des dossiers actifs La création des dossiers L’identification des dossiers L’enregistrement des dossiers La description des dossiers Le classement des dossiers L’identification, l’enregistrement, la description et le classement des documents actifs Les documents en format papier L’identification des documents en format papier L’enregistrement de certains documents en format papier La description de certains documents en format papier Le classement des documents en format papier Les documents de grande taille en format papier Les fichiers informatiques L’identification des supports de fichiers informatiques La dénomination des fichiers informatiques L’enregistrement des fichiers informatiques La description des fichiers informatiques Le classement des fichiers informatiques Les documents microfilmés L’identification des microformes L’enregistrement des documents microfilmés La description des documents microfilmés Le classement des documents microfilmés Les autres documents L’indexation du contenu des fichiers informatiques Le contrôle de la circulation des documents et des dossiers actifs Le contrôle de l’utilisation des documents technologiques actifs La gestion des documents et des dossiers semi-actifs Le local d’entreposage des documents et des dossiers semi-actifs Le transfert des documents et des dossiers La gestion des fichiers informatiques semi-actifs Le contrôle de l’utilisation et de la circulation des documents et des dossiers semi-actifs La réactivation de documents ou de dossiers La gestion du sort final des documents et des dossiers devenus inactifs Le versement des documents et des dossiers à archiver ou à trier La destruction des documents et des dossiers en format papier et des microformes La destruction des documents technologiques La gestion des documents d’archives de conservation permanente La constitution du ou des fonds d’archives de l’organisation L’acquisition d’autres fonds ou de collections d’archives Le traitement des documents d’archives La préservation et l’utilisation des documents d’archives La gestion de la documentation de référence L’acquisition et l’enregistrement des documents La gestion des abonnements à des publications en série La localisation sectorielle de certains documents Le contrôle de la circulation des documents L’élagage des documents périmés La gestion des autres informations consignées sur un support
Module 9 Le transfert et la migration des supports
La numérisation des documents Pourquoi numériser des documents? Les types de numérisation La numérisation simple La numérisation avec reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) La conversion de fichiers informatiques en images numériques Quelques caractéristiques technologiques des images numériques La systématisation des processus Les ressources requises Les ressources technologiques : le matériel Le balayeur optique L’ordinateur Les supports de stockage Les graveurs/lecteurs de disques optiques Les ressources technologiques : les logiciels Les ressources humaines Les ressources financières Le processus de réalisation La préparation des documents à numériser La conversion des documents en images numériques La numérisation simple des documents Quelques problèmes spécifiques à anticiper Le processus de numérisation La reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) Quelques problèmes spécifiques à anticiper Le processus de reconnaissance optique des caractères L’indexation et le repérage des documents numérisés L’indexation des images numérisées L’indexation automatique des documents issus de la reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) Les outils d’indexation et de repérage des images numériques en format PDF Le microfilmage des documents Pourquoi microfilmer des documents? Les types de microfilmage Le microfilmage des documents en format papier Les sorties d’ordinateur sur microforme (COM/SOM) Quelques caractéristiques technologiques du microfilm La systématisation des processus Les ressources requises Les ressources technologiques : le matériel Les caméras Les films photographiques Les films en rouleau Les jaquettes Les cartes à fenêtre Les microfiches classiques Les microformes COM/SOM Le matériel pour le traitement des films Le matériel pour la duplication des films Les lecteurs/imprimeurs/numériseurs de microformes Les ressources humaines Les ressources financières Le processus de réalisation L’indexation et le repérage des documents microfilmés L’indexation des images sur des microfilms en rouleau L’indexation des images sur des jaquettes et des microfiches L’intégration dans le logiciel de GID La migration des supports technologiques Pourquoi migrer les supports? Les types de migration de support La systématisation des processus Les ressources requises Le processus de réalisation Les aspects légaux liés au transfert et à la migration des supports La documentation du processus de transfert de support La documentation du processus de migration de support La documentation du processus de destruction des documents ou des supports
Troisième partie La gestion d’un projet de GID
Module 10 La gestion d’un projet de mise en place d’un nouveau système de GID
La conception du système La rencontre initiale avec les décideurs La sensibilisation des gestionnaires et du personnel visé L’évaluation de la situation et la proposition d’un plan d’action La réalisation d’études spécifiques La faisabilité du transfert de support de certaines séries documentaires La gestion de la documentation de référence Les espaces physiques et technologiques pour la conservation des documents et des dossiers La réflexion sur l’approche conceptuelle et opérationnelle La mise en place d’un cadre de gestion de projet L’élaboration d’un plan de gestion du changement et de communication La gestion du changement Le plan de communication Le développement du système La rédaction de la politique organisationnelle de GID L’établissement du nouveau schéma de classification des documents administratifs L’établissement du nouveau calendrier de conservation La rédaction de normes, de directives et de procédures La production du Manuel de gestion intégrée des documents (GID) Le déploiement du système La stratégie de déploiement La production d’un plan et du matériel de formation du personnel La mise en place de la solution technologique La formation du personnel L’application initiale du calendrier de conservation Le traitement des documents et des dossiers Le traitement des documents et des dossiers en format papier Le traitement des fichiers informatiques L’évaluation et la maintenance du système Les audits sectoriels en cours de déploiement du système Le bilan organisationnel de fin de projet et les mesures pour assurer la pérennité du système Les audits périodiques sectoriels et organisationnels
Module 11 La gestion d’un projet de mise à niveau d’un système existant
L’audit organisationnel d’un système existant La mise à niveau du système La mise en place d’un cadre de gestion de projet L’élaboration d’un plan de gestion du changement et de communication L’actualisation ou la rédaction de la politique organisationnelle de GID La mise à niveau des outils de gestion documentaire L’actualisation du schéma de classification L’actualisation du calendrier de conservation L’actualisation des normes, des directives et des procédures L’actualisation du Manuel de gestion intégrée des documents (GID) La mise à niveau de l’application logicielle existante ou la sélection d’une nouvelle application Le déploiement des nouveautés La stratégie de déploiement La production d’un plan et du matériel de formation du personnel La formation du personnel L’application initiale du calendrier de conservation Le traitement des documents et des dossiers L’évaluation de la mise à niveau du système La maintenance du système
Quatrième partie Les facteurs de succès
Module 12 Les facteurs de succès
La clarté du projet et de ses objectifs Une réponse à des besoins clairement identifiés Le champ d’action du projet Le respect de certaines exigences L’engagement de la direction, des gestionnaires et de l’ensemble du personnel La volonté affirmée et continue de la haute direction L’appui des gestionnaires La sensibilisation du personnel La nomination de documestres organisationnel et sectoriels Une démarche de gestion de projet L’utilisation d’une méthodologie structurée Un projet collaboratif La planification du changement Les audits sectoriels en cours de déploiement La qualité des composantes du système La qualité des outils de gestion documentaire La qualité de la solution logicielle L’assurance de la pérennité du système
Conclusion
Lexique
Index
Remerciements
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Michel Roberge. - La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d’archives et documentation de référence. - Québec : Michel Roberge, 2009. - 720 pages. - Index. - 120 illustrations et graphiques. - 150 références vers des sites Web. - 18 x 25,5 cm. ISBN 978-2-9811275-0-1.
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